Una lluvia de hallazgos de tipo administrativo, algunos con incidencia disciplinaria y otras con posibilidades de sanción, fueron revelados por la Contraloría de Bucaramanga en el Informe de Auditoría Financiera y de Gestión AF-009-2021 al Concejo de Bucaramanga durante la vigencia 2020.
El ente de control fiscal puso al descubierto irregularidades en el manejo de los recursos durante la presidencia del concejal Jorge Humberto Rangel, que van desde la legalización extemporánea de la caja menor, la disminución patrimonio, déficit de tesorería, debilidades en el control interno contable, incumplimiento de actividades y metas, falencias en la conformación de los archivos de la gestión contractual, falta de publicación o publicación extemporánea en el Secop de los documentos contractuales, hasta el incumplimiento del plan de mejoramiento.
En total, la Contraloría de Bucaramanga anunció 21 hallazgos administrativos en el Informe de Auditoría Financiera y de Gestión al Concejo, tres de ellos con incidencia disciplinaria y una sancionatoria.
Legalización extemporánea de la caja menor
En el informe de auditoría, en lo referente a la constitución y manejo de la caja menor de la entidad, de manera selectiva la Contraloría realizó la revisión de los documentos soportes y los anexos que respaldan los gastos originados en la vigencia 2020, donde evidenció que el Concejo legalizó la caja menor el día 12 de enero de 2021, por valor de $555.763, consignación realizada en el Banco Sudameris de Bucaramanga y se encontró que en lo correspondiente a la legalización definitiva de la caja menor, ésta se hizo de manera extemporánea.
A juicio del Equipo Auditor, se generó por falta de verificación y control por parte de los funcionarios designados en el manejo de la caja menor, ocasionando un presunto desconocimiento en consideración a lo establecido en el artículo 10 de la Resolución 0019 del 24 de enero de 2020, “poniendoe en riesgo los dineros públicos dejados de ejecutar y que debían ser rembolsados a las cuentas del Concejo de Bucaramanga hasta el 30 de diciembre del año 2020” consigna el ente de control.
Disminución de Patrimonio 2020
Durante la revisión del estado de situación financiera de la vigencia 2020, los auditores evidenciaron que los pasivos cerraron con un valor de $622,062,853, aumentando en un 238% comparado con la vigencia anterior, “situación que preocupa a este ente de control por su alto nivel de endeudamiento, así mismo si se tiene en cuenta que el total del Pasivos superan el total de los activos, lo que permite entender que la entidad, no cuenta con capital de trabajo suficiente para cumplir con sus obligaciones y compromisos adquiridos.
La contraloría logró confirmar que en el Concejo se produjo una significativa disminución en la cuenta del Patrimonio, es decir, presentó un valor negativo al cierre de la vigencia 2020 por valor de $- 404.756.023.
“Esto es el resultado del déficit o pérdida generado en la vigencia 2020 debido a que los Gastos Operacionales son superiores a los Ingresos Operacionales más si se tiene en cuenta que la Alcaldía de Bucaramanga a través de Acto Administrativo, realizó reducción al presupuesto, y aun así los gastos no se ejecutaron efectivamente”, aclara el informe.
La situación irregular -exponen los auditores- “se generó por falta de planeación y control, por procedimientos inadecuados de los funcionarios encargados del control y de la administración de los recursos, lo cual ha conllevado a que se presente una amenaza para la liquidez de la entidad y un alto riesgo financiero, las deudas superan sus activos y su patrimonio dado que presentó un saldo negativo, el cual se vio disminuido en un 238% para la vigencia Auditada 2020”.
Déficit presupuestal – Déficit tesorería
Para la vigencia 2020, el Concejo presentó un presupuesto definitivo por valor de $7.042.541.350 de los cuales obtuvo un recaudo real de $6.892.766.915. Referente al gasto presentó una ejecución de $7.088.944.499, lo cual generó déficit presupuestal, así como de tesorería, ya que las cuentas que quedaron por pagar no tenían un respaldo financiero para su pago.
“Revisada la ejecución presupuestal de la corporación, al cierre de la vigencia 2020, se evidencia la existencia de déficit tanto presupuestal como de tesorería, lo anterior se da por no hacer uso adecuado de las normas presupuestales que rigen este tipo de entidades, como lo son las modificaciones, aplazamientos y principios presupuestales”, recalca la Contraloría.
También se evidenció la Resolución 140 del 30 de diciembre de 2020 o cuentas por pagar, cuentas que no tienen recursos disponibles para su pago en la vigencia de causación, lo cual puso en riesgo el pago de estos recursos a los acreedores de las mismas.
“Existen compromisos legalmente adquiridos que han surtido todo el trámite presupuestal pero no hay recursos disponibles para su pago con cargo al presupuesto del año en que se originaron, tales compromisos no constituyen cuentas por pagar sino déficit presupuestal el cual, de conformidad con el Estatuto Orgánico de Presupuesto, se debe incluir en el presupuesto de la vigencia donde se vaya hacer el pago”, dice el informe de auditoría.
Como consecuencia de ello, el Concejo puede verse afectado por un sin número de procesos judiciales en reclamación de los dineros dejados de pagar a sus acreedores al cierre de la vigencia 2020.
Debilidades en el control interno contable
El ente de control identificó debilidades en los controles del proceso contable, tesorería y presupuestal, producto del mal manejo en la normatividad legal vigente, así como una presunta incertidumbre en la cuenta inventarios; por lo que no evidenció, ni controló lo identificado en cada uno de sus procesos.
Esta “situación que vulnera lo señalado en los artículos 1 y 3 de la Resolución Nro.193 del 5 de mayo de 2016 de la Contaduría General de la Nación y lo estipulado en la Carta Circular 0003 del 19 de mayo de 2018, que aseguran la efectividad del Control Interno Contable necesario para generar información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual y normativo aplicable a la Entidad”.
Esto implica que los controles y seguimientos diseñados no sean efectivos ni suficientes en la Corporación lo cual podría generar un mal manejo de los recursos, así como una presentación errada de los diferentes reportes, así como de estados financieros.
Incumplimiento de metas
Dijo el equipo auditor que evidenció debilidades de ejecución en las líneas estratégicas Gestión misional y gobernanza y Gestión administrativa del Plan de Acción vigencia 2020, formulado por el Concejo para el periodo constitucional 2020.
El plan de acción anual es una herramienta gerencial que permite organizar los objetivos de la entidad para ejecutar de forma efectiva y eficiente todos los programas, proyectos, actividades, metas, responsables, fechas, en las líneas estratégicas que lo componen y cumplir así, con su misión estratégica y los fines del Estado en concordancia con las disposiciones establecidas en el decreto compilatorio 1083 de 2015.
Lo anterior se pudo presentar por falta de gestión, control y seguimiento a la ejecución del Plan de Acción por parte de la alta dirección de la entidad y el control interno de gestión.
También se encontraron falencias respecto a las líneas estratégicas: Gestión ambiental y la actividad de la línea estratégica de Gestión misional y gobernanza del Plan de Acción vigencia 2020.
Falencias en archivos de la gestión contractual
De la evaluación llevada a cabo a los contratos, la Contraloría evidenció que en su gran mayoría no cuentan con todos los documentos de las etapas de ejecución y poscontractual, cuyos documentos tampoco se encontraron en el desarrollo de la auditoría.
“Adicionalmente las carpetas puestas a disposición estaban incompletas, en desorden cronológico y sin la correspondiente foliatura. Lo anterior se puede presentar por falta de seguimiento y control en la conformación de los archivos por parte de los funcionarios responsables de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información, así como de su organización y conservación”, advirtió.
Deficiencias en la rendición del SIA Observa
Revisado el aplicativo SIA Observa en el control de legalidad a los contratos seleccionados por la Contraloría, se evidenció que no se rindieron los anexos solicitados en las diferentes etapas contractuales.
El concejo “no está llevando a cabo un debido seguimiento y control al momento de reportar y rendir la información, razón por la cual se han presentado falencias al momento del cargue de todos los documentos exigidos en cada uno de los contratos suscritos en la vigencia auditada”.
Falta de publicación en el Secop
En desarrollo de la Auditoría Financiera y de Gestión adelantada al Concejo de Bucaramanga, el Equipo Auditor evidenció que, de la revisión de los contratos, la publicación en el Secop de los documentos contractuales fue extemporánea o no se hizo.
“La no publicación en el Secop de los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres días siguientes a su expedición, puede traer consigo la inobservancia por parte del Concejo de Bucaramanga de posibles irregularidades que afectarían el principio de publicidad”, expresa el informe de auditoría.
Incertidumbre por estado de los contratos
El equipo auditor evidenció que en los contratos CMB-SAMC-001-2020, CPS-4-2020, CPS-80-2020, CPS-99- 2020, CPS-57-2020, CPS-60-2020, UA-52-2020, y 114-2020, no reposa el acta de liquidación ni fue allegada por el Concejo pese a los múltiples requerimientos elevados por la Contraloría, por lo que el ente de control no pudo conocer el estado actual de los contratos ni poder determinar si los extremos contractuales se encontraban a paz y salvo o si persistían obligaciones por cumplir.
De de la revisión de los contratos, se evidenció que el 6% de los contratos no tenían informes de supervisión, ni evidencias que acreditaran el cumplimiento del objeto contractual, sin embargo, los pagos parciales efectuados en cada uno de los contratos señalados estaban soportados, los informes de supervisión faltantes no tenían soporte de pago o habían quedado en cuentas por pagar.
Además, los auditores no lograron encontrar los informes de ejecución del contrato CPS-99-2020, cuyo objeto era “prestar servicios profesionales como comunicador social brindando el apoyo y acompañamiento profesional en lo relacionado con las comunicaciones estratégicas y prensa del concejo”, con un plazo de 5 meses por valor de $25 millones
Tampoco encontró los informes de ejecución del contrato CPS-16-2020, cuyo objeto era el arrendamiento de un espacio físico de 28m2 para almacenamiento de archivo ubicado en km 1 vía Girón-Chimita, con un plazo de 11 meses por valor de 14 millones 735 mil 125 pesos.
Otros contratos sin informes de ejecución, pese a que fueron pagados en su totalidad, fueron: CPS-2-2020 (prestar servicios profesionales al Concejo asumiendo la representación judicial en los diferentes despachos judiciales), con un plazo de 10 meses y 28 días por valor de 87 millones 466 mil 667 pesos; Contrato UA-52-2020 (prestar servicios profesionales como unidad de apoyo a la concejala Luisa Ballesteros) con un plazo de 5 meses y cinco días por valor de $18 millones; contrato UA-58-2020 (prestar servicios profesionales como unidad de apoyo al concejal Luis Fernando Castañeda) con un plazo de 5 meses y 20 días por valor de $48 millones y el contrato UA-8-2020 (prestar servicios profesionales como unidad de apoyo al concejal Francisco Javier González) con un plazo de 5 meses y 10 días por valor de 14 millones 400 mil pesos;
“Lo anterior se presenta por no ejercer de manera adecuada el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento de los objetos contractuales por parte de los supervisores asignados”, estableció el ente de control.
Debilidades en control fiscal interno
La contraloría evalúo el Control Fiscal Interno del Concejo, donde evidenció que no tienen implementados controles con el fin de mitigar los riesgos más relevantes para cada uno de los macroprocesos y procesos que adelanta la entidad, lo cual arrojó una calificación con deficiencias. “Lo anterior se pudo presentar porque el Control Interno de Gestión para la vigencia 2020, no adelantó las auditorías internas establecidas en el Plan Anual de Auditorías y tampoco continúo realizando el seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con este ente de control, hasta tanto la Contraloría llevara a cabo la evaluación del mismo”, advirtió.
Extintores vencidos
El día 30 de julio de 2021, el Equipo Auditor realizó visita de inspección a las instalaciones del Concejo de Bucaramanga, donde evidenció que los extintores instalados en diferentes puntos de la corporación se encontraban vencidos desde el mes de junio de ese año, lo cual genera un riesgo que compromete la seguridad laboral ante cabildo.
Incumplimiento del Plan de Mejoramiento
De la evaluación de las acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento de la Auditoría Regular adelantada al Concejo de Bucaramanga en la vigencia 2018 PGA 2019, se observó un cumplimiento del 64%.
“Se entiende que el plan de mejoramiento se incumple cuando el resultado total no alcanza el 80% del total de los hallazgos evaluados. Lo anterior, causado por la falta de autocontrol y autoevaluación que podría dar lugar a las sanciones previstas en el artículo 81 literal c del Decreto Ley 403 de 2020”, anuncia la Contraloría.
Inconsistencias en Rendición de la cuenta vigencia 2020
Durante la realización de las fases de planeación y ejecución de la Auditoría Financiera y de Gestión practicada al Concejo de Bucaramanga, fueron identificadas inconsistencias como en el Formato 1-catálogo de cuentas donde los estados financieros no tienen la firma del Representante Legal; Formato 4 – Pólizas de aseguramiento, donde se evidencian diferencias en el número de pólizas de aseguramiento para la vigencia 2020; Formato 7B – Relación de pagos, donde los formatos anexos solicitados no fueron cargados y una veintena de formatos más con serias irregularidades.
