La Dian anunció que ha aplazado la entrada en vigor de la obligatoriedad de emisión de nómina electrónica, estableciendo así un nuevo calendario, tanto para la habilitación en el sistema interno de la entidad como el inicio de implementación de este sistema en cada uno de los grupos obligados.
De acuerdo con lo establecido en la nueva Resolución 000037, la fecha de inicio de la habilitación de la nómina electrónica será el día 1 de agosto de 2021. En cuanto a la fecha límite para la generación y transmisión del documento de soporte de pago y de las notas de ajuste se establece un calendario dividido en varios grupos.
La fecha de inicio para el Grupo 1 -empresas de más de 250 empleados- será el 1 de septiembre de este año. La del Grupo 2 -empresas de más de 100 y menos de 250 empleados- será el 1 de octubre de este año. El Grupo 3 -empresas de entre 11 y 100 empleados- debe iniciar la generación de documentos el día 1 de de noviembre. Finalmente, el Grupo 4 -empresas de hasta 10 empelados. Tendrá como fecha límite de inicio el 1 de diciembre.
En diálogo con Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y LATAM, las entidades requieren de un software que genere nóminas electrónicas y que las envíe a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.
Una vez que la DIAN recibe la nómina, este sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, el software debe integrar el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.
Los beneficios de la nómina electrónica
De acuerdo con Redondo, el primero es de carácter global y se debe a que la gestión de la nómina electrónica tiene un trasfondo de gravamen de impuestos, porque la nómina pasa a ser un comprobante fiscal más dentro de los que van a venir progresivamente.
El otro beneficio es de carácter social, ya que la Dian dentro está gestión va a tener más capacidad e información, que le permitirá tener más aforo de recaude y mejor manejo de situaciones que sean problemáticas. «La recaudación va a implicar una mayor inversión para el país».
En las empresas el principal beneficio, es el del ahorro en optimización de procesos; cuando las empresas intercambian documentación, el trato de papel y el de mecanismo no encontrado produce un aumento de costes en la compañía.
«El ahorro en la gestión de esos documentos, con la facturación reduce los costes; hablemos de una compañía pequeña que con poco volumen su coste es muy bajo y no tiene tanto impacto como una empresa con más de 100 empleados, a los que va implicar la nomina electrónica».
El cambio en el calendario
Alberto Redondo indicó que es muy tradicional en muchos países que cuando se define un proyecto de esta envergadura como la nómina, factura electrónica u otros documentos similares se realicen unos ajustes en el calendario.
«En este caso la Dian interpone unos plazos determinados y a la vez está la situación del mercado, ya que las empresas no tienen claro en su hoja de ruta la nómina electrónica, tienen otros proyectos y el asumir el concepto que tiene este camino de la nómina digital es un gran reto, porque no se trata de solo realizar la contratación de una solución tecnológica, sino que es un cambio de paradigma, de la forma como las empresas afronta la transformación digital y no se puede ir al ritmo que la Dian desea.
