El área de Gestión Documental de la E.S.E Hospital Psiquiátrico San Camilo, ubicada en Bucaramanga, Santander, inició desde 2020 el proceso de organización y digitalización del archivo misional ‘Historias Clínicas’, con el apoyo de la gerencia y la subdirección administrativa y financiera.
En cumplimiento de la ley 594, la circular 001 de 2015 y la guía cero papel de la administración pública, se están realizando procesos que permiten convertir el documento físico en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento permitiendo la preservación y conservación de la información clínica en soporte papel, manteniendo la integridad física, intelectual e intencional de dichos documentos en su nueva presentación digital.
Adicionalmente, el hospital ha venido actualizando los sistemas de gestión documental, mejorando la interoperabilidad de la información a través de plataformas y aplicativos propios de la institución.
Actualmente, la institución cuenta con más de 118 mil expedientes de historias clínicas, los cuales fueron generados antes del 2008; año para el cual la institución implementó un sistema de información de historia clínica electrónica a través de un sistema de información de gestión documental de archivos electrónicos.
La meta de la administración del Director del Hospital, Pedro Gutiérrez, durante este periodo y hasta el año 2023, es digitalizar y almacenar en el sistema de información todas las historias clínicas que se encuentran en soporte papel. Trabajo que sin duda facilitará el servicio al usuario y paciente, gracias a la facilidad de revisión de los soportes.
No podíamos dejar pasar el día sin contarles sobre el proceso tan importante que están llevando a cabo desde la institución.
A través de la dependencia de Archivo y Gestión Documental, han iniciado la digitalización de más de 118 mil archivos; meta que esperan alcanzar en el año 2023.
Estos ejemplares de papel contienen historias clínicas y ahora estarán en plataformas digitales para facilitar la revisión de los mismos. Un trabajo que sin duda alguna beneficiará a nuestros usuarios y pacientes.
Fórmula de cuidado
Lo bueno: Será más fácil ingresar a través de las páginas de internet e intranet para buscar una historia clínica. Al estar digitalizados los documentos no tendrán que ser manipulados los papeles por los usuarios, lo que permite que los documentos se conserven.
Lo necesario: Tener el mejor equipo para almacenar ese monumental archivo y las mejores condiciones del mismo para que la búsqueda no se vuelva eterna. Y tener el mejor guarda de seguridad en el sistema para evitar el hackeo.
Lo malo: El intento de personas inescrupulosas por intentar alterar los documentos que en muchos casos se convierten en historias documentales. Que el sistema empiece a advertir que no hay línea, no está en red o hay mucho tráfico.
